Here is a writeup based on this video, with English as main language and key ideas also explained in Tamil, for our Clients in Tamil Nadu and Pondicherry.

ERP Live in Production & PPC – A Practical Staggered Approach

Going Live with ERP in the Production and PPC area is one of the most critical and risky phases of ERP implementation in any manufacturing company. Instead of a sudden “big bang” start, this page explains a proven, step‑by‑step Staggered Live approach that actually works on the shop floor.

தமிழில் சுருக்கம்:
ERP‑ஐ production–ல, PPC–ல ஒரு நாளில் முழுவதும் “big bang” ஆக தொடங்கினா பிரச்சனை தான். அதற்கு பதிலா, கொஞ்சம் கொஞ்சமா, படிப்படியாக லைவ் செய்வது தான் safe மற்றும் practical approach.

Why Not Big Bang Go‑Live?

In a Big Bang Go‑Live, all activities (job cards, material issue, production feedback, barcode, costing) are expected to start perfectly from one fixed date, which rarely happens in real life. Any gap in training, hardware, or discipline directly hits production and creates frustration and “redo from start” situations again and again.

தமிழில் விளக்கம்:
“இன்றே முதல் எல்லாம் ERP–ல தான், எல்லா entry‑யும் 100% perfect ஆகும்”ன்னு நம்பி jump பண்ணிட்டீங்கனா, ஆளுங்க confused ஆகிறாங்க, mistakes ஆகுது, பின்னாடி அது எல்லாம் திருத்தணும், team‑oda confidence கெடுது. அதனால தான் “big bang” விட “staggered live” better.

Step 1 – Start With Just 10 Job Cards Per Day

Begin by creating only 10 job cards per day in ERP for your most important customers and jobs. These should be “largely perfect” job cards containing all required information such as artwork, raw materials, quality parameters, packing details, machine, timings, etc.

• Focus on key customers where progress reporting matters.

• Make 10 job cards every day for about 15 days.

• Then increase gradually: 10 → 15 → 20 → eventually almost all major jobs.

தமிழில்:
முதல் நாளிலேயே எல்லா production job–களுக்கும் job card ERP‑ல போடணும்னு அவசியமில்லை. தினமும் 10 job card மட்டும் எடுத்து, முக்கியமான customer orders–க்கு சரியாக, முழு தகவலோடா create பண்ணுவது தான் first goal. 10 நாட்கள், 15 நாட்கள் இப்படிச் செய்தா team‑க்கு habit develop ஆகும்; பிறகு count‑ஐ धीरे धीरे அதிகப்படுத்தலாம்.

Step 2 – Start Material Issue in ERP (With or Without Request)

Most companies implement GRN / Inward easily, but Material Issue to Production is the real challenge. The key is: start issuing material from ERP, even if you cannot yet link every issue to a request or BOM.

• If possible, issue against BOM for the first 10 job cards.

• For all other issues, at least do a direct issue without request.

• The habit of issuing from ERP is more important than perfect BOM in the beginning.

தமிழில்:
Inward entry எல்லா company–லுமே சீக்கிரம் ஆக்கிடுவாங்க; ஆனால் production‑க்கு issue செய்வது தான் கடினம். ஆரம்பத்தில் எல்லா issue–க்கும் perfect BOM / request அவசியமில்லை; “issue செய்வது” என்கிற பழக்கம் தான் முக்கியம். BOM உள்ள 10 job–களுக்கு BOM‑ஐ use பண்ணுங்க; மற்றதை direct issue‑ஆக ERP‑ல போடுங்க.

Step 3 – Enforce Barcode‑Based Issue and Return

To achieve traceability, material should be issued and received back with barcodes and scanning.

• Issue material by scanning barcodes, so you know which batch, which drum, which reel went to which job.

• When partial quantity comes back (half drum, partial reel, part bag), enter it back in ERP with its barcode.

• Make opening stock and old non‑moving items also barcoded so that future verification and issue become systematic.

தமிழில்:
Barcode இல்லாம material issue பண்ணினா, “எந்த batch எங்கே போச்சு, எவ்வளவு மீந்துருக்கு”ன்னு தெரியாது.
அதனால,

• issue செய்யும்போது scan பண்ணனும்,

• partial balance மீண்டும் storesக்கு வந்ததும் ERP‑ல barcode உடன் entry போடனும்,

• even opening stock‑க்கு கூட barcode எடுத்து வைத்துக்கணும்.

இப்படி செய்தால்தான் traceability, FIFO, accountability எல்லாம் practical‑ஆக நடக்கும்.

Step 4 – Regular Physical Verification Linked to ERP

Regular physical stock verification is essential to reconcile ERP stock with reality.

• Any shortage found in physical verification (not due to theft) should be treated as material issued to production and adjusted in ERP.

• This prevents ERP stock from inflating unrealistically (for example, real stock 10 crore, ERP showing 15–20 crore).

• Verification should be done batch‑wise, with barcodes, to maintain correct job‑wise and FIFO‑wise reports.

தமிழில்:
Physical verification செய்யலன்னா ERP‑ல stock figure காகிதத்தில் மட்டுமே இருக்கும்; ground‑ல வேறதான் இருக்கும்.
Stock short‑ஆ இருக்குது என்றால் அது practical‑ஆ production‑ல போயிருக்கு என்று assume பண்ணி, ERP‑ல issue entry செய்து adjust பண்ணணும். அப்போதான் accounts, production, stores மூன்றும் correct data‑ல் run ஆகும்.

Step 5 – Backup Planning & Multi‑Training of Users

Before Go‑Live, every critical process owner must have 2nd and 3rd backup persons trained on the same ERP tasks.

• No process should stop just because one user is on leave or travelling.

• Conduct joint training sessions, rotate responsibilities, and ensure at least three people know each critical job.

தமிழில்:
ERP ஒரு மனிதருக்கே மட்டும் தெரிஞ்சா அது பெரிய risk. அந்த ஆளு leave போனா, village போனா, functionக்கு போனா, முழு system நின்று போகக் கூடாது. அதனால ஒவ்வொரு முக்கிய ERP job‑க்கும் குறைந்தது மூன்று பேருக்கு training கொடுத்து, backup‑ஆ develop பண்ணணும்.

Step 6 – Costing and Profitability Reports

One of the main reasons to implement ERP is to get correct costing and profit & loss.

• Validate whether raw material rates are flowing correctly into costing.

• Check whether machine hour rate, labour rate, and overhead rate are properly configured, not zero or dummy values.

• Gradually refine these parameters so that job‑wise costing becomes reliable.

தமிழில்:
ERP இருக்கேன்னு மட்டும் போதாது; அதிலிருந்து வரும் costing reports சரியா இருக்கணும். Raw material rate சரியா போயிருச்சா, machine hour rate / labour / overhead rates எல்லாம் realistic‑ஆ இருக்கா என்று ஒவ்வொன்றா check பண்ணணும். அப்போதான் job‑wise profit, loss உண்மையா தெரியும்.

The Staggered Live Mindset

Staggered Live means taking ERP live slowly, area by area, feature by feature, instead of expecting 100% perfection from Day One.

• First focus on creating good job cards for selected jobs.

• Then start systematic material issue and barcode discipline.

• Run regular physical verification and refine costing parameters week by week.

தமிழில் முடிவு:
“ஒரே நாளில் எல்லாம் perfect ஆகணும்”ன்னு stress பண்ணச் செய்றதுக்கு பதிலா,

• இன்று 10 job card,

• இன்று material issue habit,

• இன்று barcode,

• இன்று physical verification,
  இப்படி ஒரு staggered, practical approach எடுத்தா தான் ERP implementation successful, user‑friendly, long‑term sustainable ஆகும்.